W najbliższych latach wszystkie organizacje związkowe zostaną objęte obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To istotna zmiana w sposobie odbierania i wystawiania dokumentów księgowych, która wymaga odpowiedniego przygotowania ze strony komisji zakładowych i międzyzakładowych.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który zastępuje dotychczasowe faktury papierowe oraz pliki PDF przesyłane pocztą elektroniczną. Nowe faktury będą miały formę ustrukturyzowaną (cyfrową) i będą dostępne wyłącznie poprzez system KSeF. Wprowadzenie systemu ma usprawnić obieg dokumentów, ograniczyć konieczność drukowania oraz zapewnić stały dostęp do archiwum faktur przez okres 10 lat.
Kluczowe terminy dla organizacji związkowych
• Od 1 lutego 2026 r. wszystkie komisje muszą być gotowe do odbierania faktur kosztowych – m.in. za energię, telefon, czynsz, usługi czy zakupy biurowe – wyłącznie przez KSeF. Dostawcy nie będą już wysyłać dokumentów w formie papierowej ani e-mailem.
• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie większość organizacji prowadzących działalność gospodarczą.
• Od 1 stycznia 2027 r. systemem zostaną objęte również organizacje o bardzo małej skali działalności (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie). Jak powinna przygotować się Komisja? Każda komisja zakładowa lub międzyzakładowa powinna już teraz podjąć działania organizacyjne. Kluczowe kroki to: • wskazanie jednej konkretnej osoby odpowiedzialnej za logowanie się do KSeF, odbieranie faktur oraz przekazywanie ich do opłacenia,
• podjęcie uchwały w sprawie wdrożenia KSeF, wyznaczenia osoby odpowiedzialnej oraz udzielenia jej upoważnienia do złożenia dokumentów w urzędzie skarbowym. Ponieważ organizacje związkowe nie posiadają Profilu Zaufanego, konieczne będzie złożenie papierowego zgłoszenia ZAW-FA.
W tym celu należy:
1. wypełnić formularz ZAW-FA (dane organizacji oraz osoby upoważnionej),
2. wydrukować dokument i podpisać go zgodnie z zasadami reprezentacji,
3. złożyć formularz w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby organizacji – osobiście lub listem poleconym. Wdrożenie KSeF to jedna z największych zmian w obszarze rozliczeń finansowych ostatnich lat. Odpowiednio wczesne przygotowanie pozwoli uniknąć problemów organizacyjnych i zapewni ciągłość rozliczeń po wejściu nowych przepisów w życie.
